E-Rechnung: Die nächste Frist rückt näher

Die E-Rechnung ist seit 2025 fester Bestandteil des Geschäftsverkehrs. Mit Blick auf die nächste gesetzliche Umsetzungsstufe zum 01.01.2027 sollten Unternehmen ihre Rechnungsprozesse jetzt überprüfen und gegebenenfalls anpassen.

Dabei gilt: Die Einführung der E Rechnung ist nicht das Ende der Entwicklung, sondern vielmehr ein weiterer Meilenstein auf dem Weg zu einem einheitlichen Meldesystem. Perspektivisch ist zu erwarten, dass Rechnungsdaten im Sinne einer „Echtzeitberichterstattung“ unmittelbar und vollständig digital an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Grundlage hierfür ist das von der Europäischen Union verabschiedete Reformpaket „VAT in the Digital Age“ (ViDA). Das Maßnahmenpaket zielt darauf ab, das Mehrwertsteuersystem zu modernisieren, grenzüberschreitenden Steuerbetrug zu bekämpfen und den Verwaltungsaufwand für Unternehmen durch Digitalisierung zu verringern.

Bereits auf E-Rechnung umgestellt? Jetzt die Prozesse absichern

Wer bereits auf E-Rechnungen umgestellt hat, sollte seine Prozesse regelmäßig überprüfen. Gerade mit Blick auf die kommenden Anforderungen ist es wichtig sicherzustellen, dass Rechnungen fehlerfrei erstellt, versendet und verarbeitet werden.

Dabei lohnt sich insbesondere ein Blick auf folgende Fragen:

• Wurden Ihre bestehenden Rechnungsprozesse bereits getestet und an die E-Rechnung angepasst?

• Wurden Testläufe durchgeführt, um fehlerhafte Datensätze frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren?

• Gibt es regelmäßige Prüfschritte für den Versandstatus Ihrer E-Rechnungen?

• E-Rechnungen mit formalen Fehlern werden teilweise gar nicht versandt oder abgelehnt. Gibt es Auswertungen oder Benachrichtigungen, die Sie auf solche Fälle hinweisen?

• Wie werden Rechnungsbeanstandungen Ihrer Kunden erfasst und bearbeitet?

Insbesondere beim Einsatz von „No-Reply“-E-Mailadressen besteht die Gefahr, dass Rückfragen oder Reklamationen Ihre Organisation nicht erreichen. Fehlerhafte oder nicht zugestellte Rechnungen können unmittelbar zu verzögerten Zahlungseingängen und unnötigen Liquiditätsengpässen führen.

Wir empfehlen, sich bereits jetzt bei der DATEV E-Rechnungsplattform anzumelden.

Die DATEV E-Rechnungsplattform ermöglicht das zentrale, rechtssichere Erstellen, Senden und Empfangen elektronischer Rechnungen. Der Vorteil: Rechnungen werden strukturiert verarbeitet, Medienbrüche reduziert und die Zusammenarbeit mit Finanzbuchhaltung und Steuerberatung erleichtert. Zugleich bereiten Sie Ihre Prozesse auf das künftig geplante einheitliche Meldesystem für Rechnungen vor. Weitere Informationen finden Sie hier.

Noch nicht umgestellt? Jetzt mit der Umsetzung beginnen

Unternehmen, die ihre Fakturierung bislang noch nicht auf E-Rechnungen umgestellt haben, sollten das Thema nicht weiter aufschieben.

Bereits heute zeichnen sich in vielen Bereichen Kapazitätsengpässe bei Softwareanbietern und IT-Dienstleistern ab. Wer erst kurz vor Ablauf der Übergangsfristen aktiv wird, muss mit längeren Umsetzungszeiten rechnen.

Eine frühzeitige Vorbereitung bietet zahlreiche Vorteile:

• Ausreichend Zeit für Auswahl und Einführung einer passenden Lösung

• Die Möglichkeit, Mitarbeitende zu schulen und interne Abläufe zu testen

• Reduzierung von Fehlern, Ablehnungen und Zahlungsverzögerungen ab 2027

E-Rechnung ist mehr als ein PDF

Ein Punkt sorgt nach wie vor für Missverständnisse: Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung ist grundsätzlich keine E-Rechnung.

Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine automatische Weiterverarbeitung ermöglicht. Unternehmen sollten daher frühzeitig prüfen, ob ihre eingesetzte Software die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und die erforderlichen Formate unterstützt. In der Praxis verbreitete Formate sind beispielsweise ZUGFeRD und X Rechnung.

Ausführliche und stets aktuelle Detailinformationen stellt der Bund hier zur Verfügung.

Unser Fazit

Ob die Umstellung bereits erfolgt ist oder noch bevorsteht: Die kommenden Monate sollten genutzt werden, um die eigenen Rechnungsprozesse zukunftssicher aufzustellen. Unternehmen, die jetzt handeln, vermeiden Zeitdruck, reduzieren Fehlerquellen und schaffen die Grundlage für eine reibungslose digitale Rechnungsverarbeitung.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Auswahl, Einrichtung und Anbindung geeigneter Lösungen. Sprechen Sie uns frühzeitig an – wir begleiten Sie auf dem Weg zu rechtssicheren und zukunftsfähigen Rechnungsprozessen.