Neuerungen bei E-Rechnungen ab 2025

Im Zuge des Wachstumschancengesetzes (WtCG) wurden wichtige Änderungen bezüglich der Verwendung elektronischer Rechnungen (eRechnung) beschlossen, die ab dem 1. Januar 2025 in Kraft treten werden. Um Sie bestmöglich auf diese Änderungen vorzubereiten, haben wir die wichtigsten Informationen zusammengefasst:

1. Was genau ist eine E-Rechnung nach neuem Gesetz?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format muss eine elektronische Verarbeitung ermöglichen und den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU entsprechen, was das CEN-Format EN 16931 beinhaltet. XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllen diese Anforderungen.

2. Ist die E-Rechnung für alle Unternehmer verpflichtend?

Ja, die Pflicht zum Empfang und zur Archivierung einer E-Rechnung besteht ab dem 01. Januar 2025 für alle Unternehmer. Ab dem 01. Januar 2027 ist auch der Versand einer E-Rechnung für Leistungen zwischen Unternehmern verpflichtend, wenn sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger in Deutschland ansässig sind (B2B-Geschäfte). 

3. Was versteht man unter „sonstiger Rechnung“?

Rechnungen, die nicht in einem der anerkannten elektronischen Formate übermittelt werden oder auf Papier ausgestellt sind, werden als „sonstige Rechnungen“ bezeichnet. Die bisherige Bevorzugung der Papierrechnung wurde aufgehoben.

4. Gibt es Ausnahmen von der Pflicht zur E-Rechnung?

Für Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 EUR sowie für Fahrausweise kann weiterhin jede Art von Rechnung verwendet werden. Auch für Rechnungen an Endverbraucher (B2C) sind Papierrechnungen weiterhin möglich.

5. Welche Übergangsregelungen gibt es?

Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen für B2B-Umsätze, die zwischen dem 1. Januar 2025 und dem 31. Dezember 2026 ausgeführt werden, weiterhin auch Papierrechnungen oder andere elektronische Formate verwendet werden, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt.

6. Was passiert nach 2027?

Ab dem 1. Januar 2027 gelten striktere Regelungen, wobei Unternehmen mit einem Jahresumsatz von unter 800.000 EUR im vorangegangenen Kalenderjahr bis Ende 2027 weiterhin Papier- oder andere elektronische Formate verwenden dürfen. Ab 2028 entfällt auch diese Einschränkung.

7. Wie sind die Regelungen zur Echtheit und Integrität?

Die Authentizität der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit einer Rechnung müssen weiterhin sichergestellt sein. Dies wird üblicherweise durch technologische Lösungen wie digitale Signaturen oder entsprechende Verfahren gewährleistet.

8. Wann gilt eine E-Rechnung als zugestellt?

Die E-Rechnung gilt als zugegangen, sobald diese in der Mailbox des Empfängers abrufbar gespeichert ist. Im Normalfall ist der Absendetag auch der Empfangstag.

9. Was ist bei der Zustimmung des Rechnungsempfängers zu beachten?

Die Zustimmung muss ausdrücklich erfolgen und dokumentiert werden, um sicherzustellen, dass beide Parteien die Verwendung alternativer Formate akzeptieren.

10. Wie sollten Sie sich auf die neuen Regelungen vorbereiten?

Prüfen Sie jetzt ihre Systeme auf die Fähigkeit zur Ausstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen und passen Sie die internen Prozesse an. Die meisten Systeme sind bereits jetzt in der Lage E-Rechnungen zu erstellen. 

Unsere Experten stehen Ihnen gerne zur Verfügung, um individuelle Fragen zu klären und Sie bei der Umsetzung der neuen Anforderungen zu unterstützen.