zur News-
Übersicht

Frau am Schreibtisch mit Kaffeetasse

Erweiterte Pflichten für Arbeitgeber für Neueinstellungen

Das Nachweisgesetz regelt, dass der Arbeitgeber die wichtigsten Vertragsbedingungen schriftlich niederlegt und dem Arbeitnehmer aushändigen musst. Dafür galt bislang eine Monatsfrist nach Beginn des Arbeitsverhältnisses. 


Dies betraf folgende Punkte:

  • Name und Anschrift der Vertragsparteien
  • Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses
  • Dauer des Arbeitsverhältnisses bei Befristung
  • Arbeitsort
  • Bezeichnung oder Beschreibung der Tätigkeit
  • Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts
  • Arbeitszeit
  • Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
  • Kündigungsfristen
  • Allgemeiner Hinweis auf Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anwendbar sind.


Ab 1. August 2022 müssen zusätzlich noch folgende Punkte schriftlich dokumentiert werden:

  • Enddatum des Arbeitsverhältnisses
  • ggf. freie Wahl des Arbeitsorts durch den Arbeitnehmer
  • Sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit
  • Die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung
  • Die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen
  • Sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen
  • Ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung
  • Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist.
  • Das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage; § 7 des Kündigungsschutzgesetzes ist auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage anzuwenden.


Für wen gelten die neuen Pflichten aus dem Nachweisgesetz?

Die neuen Pflichten gelten bei Neueinstellungen ab dem 1. August 2022

Achtung: Im Gegensatz zur früheren Regelung muss aber bereits am ersten Arbeitstag dem Arbeitnehmer die Niederschrift mit den Informationen über den Namen und die Anschrift der Vertragsparteien, das Arbeitsentgelt und seine Zusammensetzung sowie über die Arbeitszeit vorliegen. Die weiteren Nachweise müssen spätestens innerhalb von sieben Kalendertagen nachgereicht werden.


Was gilt für Mitarbeiter, die vor dem 1. August 2022 eingestellt wurden?

Beschäftigte, die vor dem 1. August 2022 eingestellt wurden, müssen nur schriftlich über ihre wesentlichen Arbeitsbedingungen unterrichtet werden, wenn sie den Arbeitgeber dazu auffordern. Achtung: Schriftform meint die strenge Schriftform des § 126 Abs. 1 BGB, d. h. die Niederschrift muss vom Arbeitgeber vor Aushändigung an den Mitarbeiter eigenhändig unterzeichnet werden. Die elektronische Form (bspw. Übersendung als E-Mail oder PDF mit digitaler Signatur) reicht nicht aus! 

Es empfiehlt sich, den Mitarbeitenden ein unterschriebenes Informationsblatt bereitzustellen – die Arbeitsverträge müssen nicht angepasst werden, sondern es erfolgt eine Ergänzung in Form eines Informationsblattes.

Es gilt eine Frist von sieben Tagen. Informationen über den Urlaub, die betriebliche Altersversorgung, die Pflichtfortbildung, das Kündigungsverfahren und geltende Kollektivvereinbarungen müssen spätestens innerhalb eines Monats bereitgestellt werden.

Ändern sich die wesentlichen Arbeitsbedingungen in bestehenden Arbeitsverhältnissen, dann muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer spätestens am Tag der Änderung (schriftlich) unterrichtet haben. Gesetzesänderungen oder Änderungen in Tarifverträgen oder Betriebs- oder Dienstvereinbarungen müssen weiterhin nicht schriftlich angezeigt werden.


Verstöße gegen das Nachweisgesetz

Bei einem Verstoß gegen die Vorgaben aus dem Nachweisgesetz, droht jeweils ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro.


Praxistipp

Im Rahmen von neuen Arbeitsverträgen sollten Sie als Arbeitgeber die vorhandenen Musterarbeitsverträge prüfen und die notwendigen Anpassungen/Ergänzungen vornehmen. 

Generell ist es auch möglich die bestehenden Vertragsmuster mit einem ergänzenden Informationsblatt zu ergänzen s.o.. 

Längerfristig sollten die notwendigen Anpassungen jedoch in allen Arbeitsverträgen aufgenommen werden, um eine einheitliche Dokumentation zu gewährleisten

Sie haben noch Fragen zu diesem Thema oder brauchen Unterstützung bei der Umsetzung?

Wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen.

Haben Sie weitere Fragen?

Kontaktieren Sie unseren Spezialisten
Heidi Stindt

Telefon:
05245. 84 08-0

Zum Kontaktformular

Heidi Stindt
Nach
oben