Kassenmeldepflicht ab 01.01.2025

In Deutschland gibt es schätzungsweise über 2,1 Millionen elektronische Kassensysteme. Diese Zahl umfasst nicht nur klassische Registrierkassen, sondern auch Systeme in Taxis (Taxameter) und andere mobile Aufzeichnungssysteme. 

Ab dem 01.01.2025 müssen Unternehmer daher alle im Einsatz befindlichen, elektronischen Kassensysteme dem zuständigen Finanzamt melden. Dies gilt sowohl für neue als auch für bestehende Kassensysteme. 

Den Ursprung hat diese Meldepflicht im „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ (Kassengesetz) aus dem Jahr 2016. Es wurde entwickelt, um die Transparenz und Manipulationssicherheit bei elektronischen Kassensystemen zu erhöhen. Ursprünglich sollte die Pflicht bereits im Jahr 2020 eingeführt werden, allerdings ist die elektronische Meldung erst jetzt technisch möglich.

Wir haben die wichtigsten Punkte für Sie zusammengefasst, um Ihnen die Vorbereitung zu erleichtern:

 

Wer ist von der Kassenmeldepflicht betroffen?

Alle Betriebe mit elektronischen Kassensystemen, zum Beispiel Registrierkassen, mobile oder cloudbasierte Systeme - unabhängig davon, ob es sich um selbst angeschaffte, Leihgeräte oder geschenkte Kassen handelt.

Welche Informationen sind bei der Kassenmeldung erforderlich?

Für die Meldung benötigen Sie folgende Angaben:

• Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen
• Angaben zur technischen Sicherheitseinrichtung (TSE): Zertifizierungs-Identifikationsnummer sowie Seriennummer
• Art und Anzahl der verwendeten Kassen
• Seriennummer und Anschaffungsdatum der Kassen
• Datum der Außerbetriebnahme der Kassen (falls zutreffend)

Wann muss die Meldung erfolgen?

Systeme, die vor dem 01.07.2025 angeschafft wurden: Anmeldung bis 31.07.2025. 

Systeme, die nach dem 01.07.2025 angeschafft werden: Meldung innerhalb eines Monats.

Systeme, die vor dem 01.07.2025 angeschafft wurden, müssen nur abgemeldet werden, wenn sie bereits angemeldet wurden. 

Eine Nicht-Meldung kann Bußgelder und steuerliche Nachteile bei Prüfungen nach sich ziehen.

Vorteile der Kassenmeldepflicht für Unternehmen

Auch wenn die Meldepflicht auf den ersten Blick lästig wirkt: Sie hat auch ihre Vorteile:

• Minimierung von Beanstandungen durchs Finanzamt
• Außenprüfungen und Kassennachschauen können effizienter durchgeführt werden.
• Unternehmen erhalten durch die manipulationssichere Dokumentation Transparenz in der Buchhaltung und haben so eine bessere Kontrolle über ihre Geschäftsabläufe.

Was sollten Sie jetzt tun?

Überprüfen Sie Ihr Kassensystem auf die Meldepflicht und stellen Sie alle relevanten Informationen zusammen. Bei Fragen zu den benötigten Angaben, wenden Sie sich bitte an Ihren Kassenhersteller.

Unsere Expertinnen Victoria Acatrinei und Amelie Bauer unterstützen Sie gerne, bei Fragen zur Datenübermittlung und zur Meldung des Kassensystems damit alle Anforderungen fristgerecht erfüllt werden.