E-Mail Archivierung

Mit der Digitalisierung hat sich unsere Art der Kommunikation stark verändert. Die E-Mail hat „den guten alten Brief“ gerade im betrieblichen Bereich als vielfach kostengünstigere und schnellere Alternative abgelöst. Während klassische Briefe aufgrund ihrer physischen Form greifbar sind, können E-Mails im mitunter hektischen Arbeitsalltag untergehen. Problematisch ist dies nicht nur dann, wenn Kunden Verzögerungen ausgesetzt sind, sondern auch, wenn wichtige Aufzeichnungspflichten missachtet werden. Welche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten insbesondere für E-Mails gelten, erfahren Sie in unserem nachfolgenden Blogeintrag.

Wer ist aufbewahrungspflichtig?

Die Rechtslage bezüglich der Aufbewahrungspflicht von Unterlagen ist unübersichtlich. Die grundsätzlichen Pflichten ergeben sich zwar aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO). Diese Vorschriften werden aber durch eine Vielzahl von besonderen Aufbewahrungspflichten (z.B. branchen- oder rechtsformspezifischen Pflichten) flankiert. 

Generell sind alle Kaufleute verpflichtet, bestimmte Unterlagen für eine gewisse Zeit aufzubewahren. Die Kaufmannseigenschaft ergibt sich dabei anhand der Vorschriften des HGB (z.B. gewerbetreibende Einzelkaufleute, GmbHs, ins Handelsregister eingetragene Kaufleute). Die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten gelten grundsätzlich genauso für steuerliche Zwecke; werden dabei aber von steuerlichen Spezialvorschriften ergänzt. So bleiben z.B. auch Freiberufler (Ärzte, Anwälte, …) nicht von steuerlichen Aufbewahrungspflichten verschont, auch wenn diese keine Kaufleute im Sinne des HGB sind.

Was ist aufbewahrungspflichtig?

Neben den Buchführungsunterlagen, Jahresabschlüssen und Buchungsbelegen sind insbesondere auch abgesandte wie empfangene Handels- und Geschäftsbriefe aufbewahrungspflichtig. Dies gilt ebenso für sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Handelsbriefe sind Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft, d.h. alle Geschäfte des Kaufmanns, betreffen und können ebenso wie sonstige Unterlagen auch in Form einer E-Mail vorliegen. E-Mails sind also immer dann aufzubewahren, wenn sie die Vorbereitung, den Abschluss, die Durchführung oder die Rückgängigmachung eines Geschäftsvorgangs zum Inhalt haben, da sie in diesen Fällen steuerrelevant sind.

Beispiele für Handels- und Geschäftsbriefe:

• Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Frachtbriefe
• Kontoauszüge
• Auftragszettel
• Verträge
• Kostenvoranschläge
• Rabattabsprachen
• Liefertermine und – veränderungen
• Auftragsänderungen
• Lieferscheine (nur bis zur Ausstellung der Rechnung, sofern kein Buchungsbeleg vorliegt, z.B. durch Kontierungsvermerk)

Private E-Mails des Unternehmers oder seiner Mitarbeiter müssen bzw. dürfen nicht archiviert werden. Dies gilt auch für Entwürfe von Handelsbriefen, Newsletter oder Spam-Mails. Werden Bewerberdaten per E-Mail übermittelt, so gilt auch diesbezüglich grundsätzlich sogar ein Archivierungsverbot. 

Für die Frage, ob eine E-Mail nun archiviert werden muss, ist auf deren Inhalt bzw. Funktion abzustellen und nicht auf ihre „Bezeichnung“. Dient eine E-Mail nur als „Transportmittel“ z.B. für angehängte elektronische Rechnungen (im PDF-Format), ist diese E-Mail ähnlich einem Briefumschlag nicht aufbewahrungspflichtig; aufbewahrungspflichtig ist dann nur der Anhang. Enthält die E-Mail darüber hinaus aber weitere (insbesondere steuerlich relevante) Informationen oder Arbeitsanweisungen, die für das Verständnis der Buchführung oder des Jahresabschlusses erforderlich sind, so ist auch die E-Mail als solche zu archivieren.

Wie lange sind E-Mails aufbewahrungspflichtig?

Hinsichtlich der Aufbewahrungsfrist kommt es ebenfalls auf den Inhalt der E-Mail an. Empfangene und abgesandte Handelsbriefe in Form einer E-Mail sind grundsätzlich 6 Jahre aufzubewahren. 

Handelt es sich dabei jedoch um eine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne, beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre, ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. 

Enthält die E-Mail Arbeits- oder Organisationsanweisungen bezüglich des Jahresabschlusses oder Buchungsbelege, beträgt die Aufbewahrungsfrist ebenfalls 10 Jahre.

Steuerlich entfällt die Aufbewahrungspflicht dabei nicht, soweit und solange die E-Mails für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, d.h. Steuern, die verfahrensrechtlich noch festgesetzt oder geändert werden können. 

Wie sind E-Mails aufzubewahren?

E-Mails müssen wie alle aufbewahrungspflichtigen Daten revisionssicher archiviert werden, d.h. grundsätzlich vollständig, manipulationssicher, jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar. Dabei muss das Originalformat beibehalten werden. Die Gesetzgebung ist diesbezüglich aber aufgrund schneller technischer Veränderungen wenig konkret, was die praktische Umsetzung angeht. Die Finanzverwaltung hat sich in einem umfassenden Schreiben zu diesen Fragen geäußert (sog. GoBD vom 28.11.2019). 

Was ist für Unternehmer und Unternehmen zu tun?

Die Umsetzung und Dokumentation bezüglich der Aufbewahrung von Unterlagen wird in Zukunft vermehrt Gegenstand in Betriebsprüfungen werden. Bei Verstößen kann es mitunter dazu kommen, dass die Finanzverwaltung die erstellte Buchführung bzw. den erstellen Jahresabschluss verwirft und nicht mehr als Grundlage für die Besteuerung verwendet. Durch Schätzungen der Besteuerungsgrundlagen kann es anschließend zu erheblichen (vermeidbaren) Nachzahlungen im Rahmen von Betriebsprüfungen kommen.  

Um den formellen Anforderungen an die Buchführung und die Archivierung von Unterlagen, wie z.B. Emails, gerecht zu werden, ist eine Verfahrensdokumentation erforderlich, in der die Prozesse und Kontrollmechanismen des Unternehmens genau beschrieben werden. 

Sprechen Sie uns gerne an, sofern Sie für sich und Ihr Unternehmen Beratungsbedarf bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation sehen, um zukünftige Diskussionen mit dem Finanzamt zu vermeiden.